Verificación y privacidad

El agente maneja datos de tus usuarios — y en un colegio, datos de menores. Por eso la verificación de identidad para datos personales, la BAJA y el registro de consentimiento son reglas de fondo del sistema: no se pueden apagar.

Precaución

Dos interruptores de Configuración → Operación cambian el primer contacto: el modo público deja hablar con el agente sin verificarse (solo catálogo, precios, pedidos, menú, archivos y escalamiento; nunca datos personales), y Omitir aviso de privacidad quita el aviso del primer contacto — en ese caso no se registra consentimiento y tu organización asume la responsabilidad legal. Valida ambos con tu asesor legal antes de activarlos.

Verificación de identidad

Sin verificación no hay datos. Antes de mostrar estado de cuenta, asistencia o cualquier información personal, el agente confirma que el número de WhatsApp pertenece a un usuario real de tu organización:

1. El sistema busca el número entre los celulares registrados de tus usuarios.

2. Si coincide con una sola cuenta, queda verificado automáticamente y se registra cómo. (Puedes exigir siempre el paso 3 con el interruptor Exigir OTP siempre en Comportamiento.)

3. Si no coincide, o coincide con varias, el agente pide el email de la cuenta y envía un código de 6 dígitos a ese email (válido 10 minutos, máximo 3 intentos). Con el código correcto, el número queda verificado.

4. Si el email no existe en tu organización, el agente lo orienta a contactar a la administración para que registre sus datos (por ejemplo, su celular en su cuenta) y vuelva a escribir.

Detalles que importan:

• Dos acudientes del mismo estudiante: cada uno se verifica con su propia cuenta y ve solo su propia información.
• Cambio de número: el número nuevo pasa por verificación; al confirmarse, reemplaza al anterior (que queda inactivo y registrado).
• La IA no participa: la verificación corre con reglas fijas del sistema, antes de que la IA vea el mensaje. Nadie puede “convencer” al agente de saltarse este paso.

Protección de datos (Ley 1581)

• Aviso en el primer contacto: antes de tratar cualquier dato, el agente envía el aviso de privacidad de tu organización. El texto es editable en Comportamiento.

Precaución

El texto del aviso que viene por defecto es una base operativa. Valídalo con tu asesor legal (responsable del tratamiento, finalidad, política de datos) antes de abrir el agente a usuarios reales.

• BAJA, sin discusión: si un usuario escribe BAJA, el agente confirma una única vez y deja de responderle. La detección es una regla fija (no pasa por la IA) y queda registrada con fecha. La confirmación le informa además que puede pedir el borrado total de sus datos respondiendo ELIMINAR. Si la persona vuelve a escribir, se le ofrece reactivar respondiendo SÍ — solo entonces se reanuda el tratamiento.
• Registro de consentimiento inalterable: aviso enviado, consentimiento otorgado, BAJA, reactivación y borrados quedan en una bitácora que solo agrega — nunca se edita ni se borra. Es tu evidencia legal.

Retención y borrado

• El historial de mensajes se conserva los meses que configures en Escalamiento (entre 1 y 60; 12 por defecto).
• Cumplido el plazo, los mensajes y archivos se eliminan mediante un proceso auditado: el borrado queda registrado en la bitácora legal (a diferencia de un borrado silencioso, deja rastro de cumplimiento).
• Supresión a pedido (habeas data): el propio usuario puede pedir el borrado por el chat — escribiendo “borra mis datos”, o respondiendo ELIMINAR tras darse de baja (funciona incluso estando de baja). Por ser irreversible, el agente exige una doble confirmación. La administración también puede ejecutar la supresión desde la consola (Eliminar los datos de un contacto). En ambos casos se purgan los datos del contacto conservando solo el registro legal del hecho.

Qué datos ve el agente

• Solo datos del usuario verificado que escribe: su estado de cuenta, sus beneficiarios, su historial de conversación.
• Las consultas de datos personales son de solo lectura. Lo que el agente registra (un comprobante de pago, un pedido, una cita) queda a la vista de tu equipo: el comprobante nace pendiente y lo aprueba una persona; el pedido queda por confirmar.
• Tu organización está aislada: el agente de un colegio no puede ver, ni por error, datos de otro (el aislamiento por organización es estructural en Inspow).