Citas por WhatsApp

Con la herramienta Citas activa, tus clientes agendan, reprograman y cancelan turnos conversando con el agente, sin llamadas ni planillas. El agente solo ofrece horarios realmente libres y el sistema impide que dos personas tomen el mismo cupo.

Requisitos

• La herramienta Citas activada en Configuración → Herramientas.
• Al menos un servicio marcado como agendable en tu lista de precios.
• Para ver la pantalla de citas necesitas manage:wa-settings.

Configurar servicios agendables

Un servicio agendable es un producto de tu lista de precios (módulo Productos) con la casilla Agendable por WhatsApp marcada. Al editarlo defines:

Campo	Qué define
Duración de la cita (min)	El largo de cada turno. Los horarios se ofrecen en bloques de esta duración.
Capacidad por slot	Cuántas personas pueden tomar el mismo horario (ej. un baño y peluquería con 2 puestos). Con capacidad 1 el turno es exclusivo.

Los turnos se ofrecen dentro del horario de atención del agente (Comportamiento): las horas y los días que configures ahí. Si no configuraste horario, se usa de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. todos los días.

Cómo agenda el cliente

En el chat, el agente:

1. Ofrece los horarios disponibles del servicio: solo a futuro, dentro del horario y descontando los cupos ya tomados.
2. Agenda el turno con el horario elegido y las notas que el cliente agregue. La cita queda Reservada.
3. Puede reprogramar o cancelar el turno si el cliente lo pide.

La pantalla de citas

En Agente WhatsApp → Citas ves todas las citas, con el servicio, la fecha y hora, el número del cliente y su estado. Una etiqueta indica si es una cita o una vacuna, y en los servicios con capacidad mayor a 1 aparece la ocupación del horario (por ejemplo cupo 1/2). La lista se actualiza sola cada pocos segundos.

• Filtros por estado arriba: Todos, Reservada, Confirmada, Cancelada, Completada y No presentado.
• Calendario: cambia a la vista de mes; los días con citas tienen un punto. Al elegir un día ves sus citas.

Confirmar, reprogramar o cancelar

Acción	Cuándo aparece	Qué hace
Confirmar	Citas Reservadas	Pasa la cita a Confirmada.
Reprogramar	Citas Reservadas o Confirmadas	Abre un selector: eliges una fecha y uno de los turnos disponibles de ese día. Si otro cliente toma el turno antes, la pantalla te avisa.
Cancelar	Citas Reservadas o Confirmadas	Pide confirmación y libera el cupo de inmediato: otro cliente puede tomarlo.

Nota

Estas acciones cambian la cita en Inspow, pero no le envían un mensaje al cliente. Si reprogramas o cancelas desde aquí, avísale tú desde la consola.

Estados de una cita

Reservada → Confirmada → Completada. Una cita también puede terminar en Cancelada. Los estados finales se asignan solos cuando pasa la hora del turno:

• Una cita Confirmada cuya hora ya pasó queda Completada.
• Una cita que seguía Reservada (nadie la confirmó) queda No presentado.

Por eso conviene confirmar las citas a medida que las verificas: así el historial distingue a quien vino de quien no.

Recordatorios automáticos

Una vez, dentro de las 24 horas previas al turno, el sistema le envía al cliente un recordatorio por WhatsApp (de cita o de vacuna) con el servicio y la fecha y hora. Sale como plantilla aprobada de Meta: el nombre de tu plantilla se configura en Comportamiento (Plantilla de recordatorio de citas); si no defines una, se usa la plantilla de notificación general. Las citas canceladas no reciben recordatorio.

Consejo

Como el recordatorio es una plantilla (un mensaje que inicia el negocio), llega aunque la ventana de 24 horas de la conversación esté cerrada. Revisa tus plantillas para confirmar que está aprobada.